194: Møtekultur og møtemagi, med Agnethe Ellingsen og Celina Thoen

Hvordan kan man skape møter som faktisk gir energi og verdi? Og hva skal til for å få til dette? 

Etter pandemien har det vært en eksplosiv vekst i møtevirksomhet, som ofte tar mye tid - og igjen går ut over produktiviteten i selskapet. 

Visste du at et dårlig møte kan avle 3 nye møter? 

«Det er veldig få områder som det er mulig å hente så mye ressurser fra som å fokusere på møtekultur» sier Agnethe Ellingsen i Ruter.

I denne episoden av HR-podden får du høre hvordan Ruter har jobbet systematisk og helhetlig for å endre møtekulturen – med imponerende resultater. Agnethe og Celina Thoen (Deloitte) deler erfaringer fra prosjektet «møtemagi», og gir oss innsikt i:

• Hvorfor gode møter starter før invitasjonen sendes
• Hva som kjennetegner en møteledelse som faktisk fungerer
• Hvordan små justeringer kan spare organisasjonen for hundrevis av timer
• Viktigheten av samarbeidet mellom HR og kommunikasjon i prosessen
• Hvorfor medarbeidernes engasjement har vært avgjørende i prosjekt "møtemagi"
• Hvordan Ruter måler effekt av møteendringer
• Og ikke minst – hvor viktig det er å innse at dette er en langsiktig satsning som krever arbeid over tid

Dette er episoden for deg som vil hente tilbake arbeidstiden – og arbeidsgleden!

__________

Om dagens gjester:

Agnethe Ellingsen er direktør for Mennesker og Organisasjon i Ruter og har lang erfaring med kultur-, leder- og organisasjonsutvikling. Hun er også forfatteren bak bøkene 100-dagerskoden og Karrieredesign. Agnethe har fordypet seg i flere områder f.eks.  ledelse, fasilitering og design thinking, og brukt dette mye gjennom sin karriere som b.la. konsulent, leder og forfatter. 

  Celina Thoen er konsulent i Deloitte og bistår og støtter ulike selskaper sin HR transformasjon. Hun leder i dag fagområdet «HR-strategi og driftsmodell», og har mange års erfaring med å lede prosjekter fra strategidesign til strategirealisering for HR. Celina har et stort engasjement for faget og synes det er spennende utfordre dagens praksis, og å tenke nytt, for å bidra til å utvikle HR til å skape reel verdi for selskaper.

_________

Vil du bli en del av Norges største digitale HR-nettverk? Leonda åpner for nye medlemmer 10. til 20. juni. Bil med i et unikt kompetansefelleskap. Sjekk ut leonda.no for mer informasjon.

________

Vil du ha e-post med ukens fagtips og personlig invitasjon til webinarer fra Leonda? Ja takk!

Sjekk ut Leonda sin nye eventkalender her - med inspirerende webinarer, frokostmøter og kurs.

Liker du det du hører? Trykk på følg i din podcast app så får du beskjed når nye ukentlige episoder legges ut.

Transcript

Nå skjer det. Tirsdag 10. juni åpner Norges største digitale HR-nettverk opp for nye medlemmer. Bli med et røyst og inkluderende kompetansefellesskap for deg som jobber med læring, lederutvikling eller hele HR-feltet fra A til Å. Meld deg nå og få tilgang på alle ressurser i medlemsportalen før du tar sommerferie. Din medlemsperiode starter opp i august. Du betaler altså ingenting for juni og juli.

Siste frist og siste mulighet for å bli med 2025 er fredag 20. juni. Sjekk ut våre nettverk på leonda.no.

 Velkommen til HR-podden. Mitt navn er Annelise Heide.

Jeg jobber som lederutvikler, foredragsholder og coach, og jeg har et veldig stort hjerte for HR-faget. Jeg leder digitale og fysiske kompetansenettverk i Leonda, og i godt selskap med spennende gjester byr jeg på faglig påfyll og aktuelle HR-tips hver uke.

Velkommen til ukens episode av HR-podden. I dag skal vi snakke om et veldig relevant tema som angår de aller fleste lyttere. Vi skal snakke om møter. Hvordan møter ofte blir opplevd som en unødvendig tidstyv. Hvordan mange opplever møtene på jobben som kjedelige, lite engasjerende og slett ikke så effektive som de kunne vært. Og jeg har lenge trodd at nøkkelen til edre møter , ja det handler om kunnskap. Er det ikke bare å holde et kurs i møteledelse? Spørsmålet er om det faktisk hjelper. Er det egentlig kunnskap som er problemet, eller handler dette om noe mer? I dag skal du få høre fra en organisasjon som har tatt dette problemet på alvor, og har jobbet systematisk og helhetlig for å endre møtekulturen.

Og det var på ingen måte noe spesielt med møtene i Ruter. De var hverken dårligere eller bedre enn det som du møter i de fleste norske organisasjoner. De var nok omtrent som din organisasjon da de startet dette prosjektet. Det er et kulturprosjekt som virkelig har endret på ting. Og nå skal du få høre hvordan de har fått det til. Så hvis du jobber på en arbeidsplass der din tid noen ganger spises opp av dårlige møter, så kan dette være en av de viktigste podcastene du hører i 2025. Velkommen til HR-podden, Agnete Elingsen og Selina Thoen. Dette har jeg gledet meg til.

Tusen takk. Takk for det. Stor ære å bli invitert. Kjempegøy. Ja, dette blir kjempegøy altså. Men vi må begynne med å bli kjent med dere. Hvem har lyst til å starte?

Jeg kan begynne jeg. Jeg heter Agnete Ellingsen og leder da mennesker og organisasjon i Ruter. Og jobber da med et større kulturprosjekt der hvor dette med møtekultur er en av de delprosjektene. Og tidligere så har jeg jobbet både i linje og vært konsulent i mange år.

 Ja, og skrive noen bøker. For det var sånn jeg ble kjent med deg. Jo, det stemmer. Jeg har laget et par bøker, ja. 100-dagerskoden og karrieredesign. Nydelig.

Så bra. Og Selina? Jeg heter Selina Thoen og kommer fra å jobbe i Deloitte. Jeg jobber med det vi på pent norsk kaller People Strategy Operating Model. Jeg har fått muligheten til å jobbe sammen med et APDS-prosjektet på et overhøyt nivå, på organisasjonskultur, men også helt konkret på dette med møtekultur, som er kjempespennende. Så bra.

Og du har også bakgrunn fra HR tidligere, har du ikke det? Riktig, ja. Så jeg har beveget meg fra linja til konsulentverden og har fått møte mange spennende selskaper, blant annet Ruter. Og vi skal jo snakke om møtekultur i Ruter i dag. Men som jeg sa innledningsvis, det kunne vært hvilken som helst norsk arbeidsplass. Kan ikke dere si litt om hvordan dette startet?

Vi har hatt noen medarbeiderundersøkelser, pulsundersøkelser, og der kommer det jo tydelig frem at det er mye møter. Og det går utover balanse. Folk jobber mye. Og jeg erfarte også selv når jeg begynte i Ruter at det er mye møter. Så det er litt avhengig av selvfølgelig rolle og funksjon, men det er mye møter. Mye behov for å koordinere på tvers, blant annet.

Så da var det jo sånn at vi tenkte at dette må vi se på, men vi må også se det i en sammenheng i et større kulturprosjekt. Vi har et etablert prosjekt som vi kaller Norges beste arbeidsplass. Og det er jo kjempegøy. Vi har et mål om å bli det i 2028. Og i tråd med det har vi satt opp litt ulike initiativer, hvor dette er en av de.

Jeg er jo litt nerd på dette greiene her, og tenker jo at det er veldig få områder som det er mulig å hente så mye ressurser fra, som å fokusere på møtekultur. Fordi det har blitt på en måte en form for pandemi knyttet til møter i veldig mange organisasjoner, spesielt etter pandemien.

Så har det blitt en form for eksplosiv vekst i møter, og det tar enormt med tid, og det går utover produktiviteten i selskaper. Så vi hadde lyst, vi var litt nysgjerrig på hvordan vi kan se på det her, og eventuelt angripe det da, på en måte som er gøy og gir energi. Og så vet jo vi som har jobbet som konsulenter i noen år, at møtekvaliteten er ofte ikke så bra.

Hvis du ser på Henning Bangs forskning med at 40 prosent av tida i ledermøter er bortkastet, for eksempel, så er det jo andre analyser som viser enda høyere tall enn det. Så det er jo noe med å gjøre noe med selve kvaliteten på møter også, fordi har du et dårlig møte, så leser jeg faktisk en artikkel i går, så avler det tre nye møter. Et dårlig møte avler tre nye møter. Og det er jo scary i seg selv.

Så det er noe med å gjøre møtene gode, sånn at vi slipper alle disse etterfølgende reparasjonsmøtene, eller hva var det vi egentlig ble enige om i møtene. Ja, ikke sant. Så egentlig litt sånn både det økonomiske, men også det å, det er mange årsaker, men det at folk blir slitne, for eksempel, og blir møtetrøtte, det å gi folk en bedre balanse.

 Mer engasjement på jobben, for det koster enormt med penger også hvis du har for mye stress i hverdagen med syk fra deg og tørn over og sånn. Jeg sitter og tenker litt på dette med veksten i antall møter, for du snakket litt om etter pandemien. Det kan også handle litt om organisasjonsstrukturer, for jeg synes at flere og flere organisasjoner har litt mer komplekse strukturer. Det er mer matriser, det er mer samarbeid på tvers. Man prøver å jobbe smartere og smidigere på andre måter, men det gjør også at du har et mye større samarbeidsflate. Du har flere folk å forholde deg til, og antageligvis flere møter, bare på grunn av det.

Det er helt riktig det, og det var jo en av de tingene som vi vet også, er i tillegg til dette med møter, for det handler om hvordan du samhandler i grensesnitt, for eksempel, som vi også ser, med ulike måter å organisere på, eller utydelige roller, utydelig forståelse av hvem som har ansvar for hva. Det er en del ting som er strukturelt, hvor dette på en måte kommer i tillegg til hvordan man samhandler i møter. Men de grunnleggende tingene er jo også ting som vi har sett på i organisasjonskulturprosjektet.

For hva som ikke er tydelig for folk, for eksempel, hvem som gjør hva, så er det noe som kommer på siden, på en måte, av det vi gjør på organisasjonskultur. Nettopp. Beslutninger, for eksempel. Ikke sant? Ja. I slike studier. Ok, så dere har et stort organisasjonskulturprosjekt, og så har dere et eget prosjekt om møtekultur som er en del av dette. Hvis vi nå dukker ned i møtekulturprosjektet, hva har det egentlig handlet om? Ja, og det er jo der egentlig vi kom litt inn. Fra Deloitte sin side fikk jeg hjelpe til med det Norges beste arbeidsplass, som jo er en misjonær ambisjon og veldig kult å få jobbet med. Men i det prosjektet så begynte vi jo med å få innhentet informasjon fra ansatte og ledere knyttet til hva det betyr.

Hva betyr det i Ruter med å være Norges beste arbeidsplass? Og der var dette med møtet å komme opp som en veldig viktig del av det å jobbe og hvordan å jobbe i Ruter, hvor de definerte selv hva det betød. Og så har vi dykket ned i det, og da kan du nevne litt, du hadde en prat i den forbindelsen når det kom opp med sjefen din.

Jeg er jo heldig å ha en fantastisk sjef som heter Bernt Reitan Jensen. Så jeg tok opp dette her med han. Jeg har lyst til å gjøre noe med selve møtekulturen i Ruter. Og så sier han litt kunnskapsorientert at det er jo mange av oss som har hatt kurs i møteledelse. Men hvorfor klarer vi ikke å skape endring? Så ja, jeg har kjempelyst til å gjøre dette.

Men kan vi da gjøre det på en sånn måte at vi klarer å endre de vanene som er innprent da, i både strukturen og i folka våre, at vi virkelig klarer å skape en endring da, og da fikk jeg jo kjempefot på det, og tenkte yes, det skal vi gjøre. Så bestillingen var egentlig, du kan godt gjøre det, men da får du gjøre det ordentlig? Ja. Herlig. Og villig til å investere i det.

Hvis vi får til dette, så tror vi på at det er stor gevinst for selskapet. Og at ansatte opplever at de bruker tiden sin rett, og får effektive arbeidshverdager. Så det vi egentlig startet med da, vi så at dette er noe vi har lyst til å jobbe med, og at det var mye engasjement for det.

 Tid i organisasjonen for å se på det. Altså, medarbeidere og ledere hadde sagt at man ønsker seg en bedre og mer effektiv arbeidshverdag, knyttet til hvordan man samhandler i møter. Så vi hadde et godt momentum for å jobbe med dette, og vi hadde Bernt sin blessing i å få satt i gang og investere i det. Så var det vel egentlig også erfaring til Agnete knyttet til kursing i møteledelse, som vi benyttet oss av som en pilot for å teste ut hvordan dette kunne funke før og etter gevinster av å gå bare på kurset. Da fikk vi samarbeid med UiO, hvor de skrev en oppgave sammen med oss. Vi tenkte at hvis vi skal rulle ut dette med et kurs, så vil vi gjerne vite at det har effekt. Da inviterte vi noen studenter fra Universitetet i Oslo til en prosjektoppgave, hvor de målte effekten før og etter det pilotkurset.

Og da var det framgang på alle faktorene som ble målt. Og en sterk anbefaling om at dette her må vi bare rulle ut. Så vi testet det først i fjor vår. Ok, så dere begynte med et kurs liksom? Det var der dere startet? Ja, vi testet kurset først. Og så lagde vi da en plan gjennom sommeren og begynte å rulle det ut i høst da. Hva var typiske ting de målte på da? Disse masterstudentene?

Nei, det var jo blant annet om det var møteagenda, og hvordan kommunikasjonen var, og ikke minst om det var en møtekonklusjon. Det var flere ting, men det var i hovedsak de tingene der.

Og de intervjuet jo møtedeltagere, møteledere, observerte både før og etter, og skrev egentlig en veldig kul oppgave som heter Møteledelse på skinner. Og der fikk vi også noen tips og råd videre. Og så har vi jo fortsatt med universitetet i Oslo, men det kan vi si litt om mer senere. Det er noen som har skrevet en masteroppgave nå. Ok, nettopp. Så hvis vi bare begynner litt med, hva kjennetegner egentlig et godt møte?

Ja, for det første så må det jo være et møte som har en tydelig hensikt og som oppleves meningsfylt for folk. At det her, det var vel verdt anvendt tid. Ikke den følelsen av at, oi, nå har jeg mistet en time jeg aldri får tilbake. Men at du faktisk opplever at det her var, det ga energi, vi klarte å skape noe, det var tydelig formål, det var tydelige forventninger til deltakerne som var der.

Det var en god prosess, og det var en god avslutning og oppsummering av møtet. Man vet hva man ble enig om. Hvis man går ut og er frustrert, og spør om vi ble enige om noe, så beslutter vi nå. Nå skjønte jeg ikke. Når man går ut der, så er det da du får denne inflasjonen i møtet, for du må bare ha ett ny møte.

Så det er jo viktig, men også det at det oppleves trygt. Så formålet med å kalle inn til et møte, det er jo at du skal få del i den kollektive intelligensen i det møtet. Da må du få alle til å delta også. Du må få alle til å bidra, og du må da evne å involvere alle på en god måte. Og da må det også være trygt, sånn at folk ønsker å bidra og tør å bidra.

Og så tenker jeg at det er også viktig å kunne ha de nødvendige deltakerne i et møte. Det tror jeg vi har kjent på mange, at man lurer på hvorfor sitter jeg her? Eller hvorfor kunne ikke dere to bare hatt et eget møte, som sitter og diskuterer denne ene lille saken der imellom? Ikke sant? Sånn at det var en annen artikkel jeg leste, der stod det at 20 prosent av møtedeltagere burde ikke vært der. Og det har noe med at vi garderer oss litt og kaller inn litt for mange og så videre i møter. Så sånn, ja, litt kort så er det vel kanskje det da. Så kurs i møteledelse, det var et av mange til. Ja, du vil si noe mer om møter? Nei, jeg skulle egentlig bare, jeg ser at du hadde spurt om, så jeg kan komme inn på mer av prosjektet også. Så kurs i møteledelse, det er et av mange tiltak i prosjektet. Hvordan legger dere opp disse kursene?

Ja, de kursene er litt forskjellige. Vi har et to-dagers kurs som er for ledere. Jeg tenker noe av det viktigste er at det starter fra toppen. Så hvis du ser på topplederne, så fikk de først en halvdagsinnføring, men der har flere skjønt at de må ha mer. Så hvis vi skal ha et kurs denne uka her, da kommer det jo tre direktører med på det to-dagers kurset.

Ellers har vi hatt en dagers kurs for andre på huset som holder mye møter. Så det er et litt mer komprimert kurs. Og så har vi også digitale kurs. Jeg blir jo litt fascinert et to-dagers kurs i møteledelse. Jeg må innrømme at jeg har kjørt en del av disse kursene før selv. Halvdagskurs, da synes jeg jeg fikk dekt mye. Men hva gjør dere i to dager, Agnete? Å, vi gjør masse. Å, vi gjør så masse.

Men dette er erfaringsbasert læring, så det er veldig mye trening og øving på ulike typer møter, og også mye caser som de jobber med, som er på en måte relevant for jobben. Sånn at de får egentlig dobbeltverdi av å gå der, for de jobber jo også med noe konkret.

Men et møte er jo ikke bare et møte. Et møte starter med forberedelser. Det er tre faser. Du har forberedelser, og så har du selve gjennomføringen, og så har du oppfølging av møtet. Det er hele møtet. Så vi går gjennom de tre fasene, og så går vi jo gjennom selvfølgelig veldig mye av selve møtet. Hvordan du åpner et møte, hvordan du tilrettelegger og fasiliterer for ulike typer saker.

og tematikker, prosesser, og så avrunding av møter da. Og så trener de på dette her da, og så har vi jo selvfølgelig gruppedynamikk som en del av dette her, hvordan du håndterer møter når du for eksempel er på vei ut i grøfta. Og hva gjør du da? Så de får litt tips and tricks på det også, og trener litt på det.

Ikke sant? Så det er at du legger inn praktisk trening, du ser møtet som noe helhetlig, det som skjer før, under og etter, og så hører jeg at det også ligger litt sånn fasiliteringskompetanse, og hvordan du får frem den kollektive intelligensen, hvordan får folk til å dele hvordan du engasjerer. Det er litt sånn interessant for, jeg husker jeg leste en bok med Medina her, Brain Rules, back in the days, og han kom jo, med et utsang der hvor han sier at vi mister oppmerksomheten etter ti minutter. Ikke sant? På grunn av at hjernen vår trenger variasjon. Så det betyr at du må gjøre noen grep når du leder et møte eller leder en sak, ikke sant? For å engasjere. Det trenger ikke være store ting, men her jobber vi jo mye med å være bevisst på hvor du har rommet ditt. For når har du på en måte mistet rommet?

gruppa di. Hvilke signaler kan du da se på? Jo, du har mistet de når de begynner med mobilen. Ikke sant? Eller de begynner å titte på smartklokka si, eller begynner å skrive mail. Det er signal på at du egentlig har mistet det litt. Ikke sant? Så mye bedre å kjøre kortere møter, hvor alle er på, enn å dra ut møter i lang tid, hvor folk begynner å jobbe ved siden, eller ikke bidra på den måten du opprinnelig hadde tenkt.

Og så kan det jo høres ut som en kjempeinvestering. Ok, vi skal sitte to dager på kurs i møteledelse. Men jeg tenker, det er ikke mange møtene vi skal spare inn for den investeringen har betalt seg. Jeg tror mye av det de opplever på det kurset, nå prater vi jo veldig mye om det kurset, men det er nok hvor mye du kan få til på kort tid.

Det er det veldig mange sier. Hvis jeg skulle gjort dette, denne casen, som man jobber med i det daglige, hvis jeg skulle kalt inn til det møtet, så hadde jeg kalt inn til to timers møte på dette. For dette er en såpass stor sak, og så har de akkurat gjort det på 30 minutter. Og da skjønner de viktigheten av å planlegge godt, forberede godt, være tydelig, både med formål og agenda og roller, og ikke minst hvordan du legger opp møter.

Så vi sparer jo på det. Vi sparer mye tid. Ja, så blir det tid til å jobbe faktisk. Faktisk. Inne mellom alle møtene. Nettopp. Det er jo det du har introdusert, eller lest om det med holdgrippmøter. Rekke på rekke på rekke, ikke sant? Du har jo ikke tid mellom møtene til å forberede deg heller, så det har vi jo sett litt på, dette her med strukturer knyttet til lengde på møter, for eksempel. Hvor vi har brukt ulike metoder og brukt teknologi til å se hvordan, altså det er ikke, jeg tror de fleste har en slags 60 minutter, som en sånn default, både i hodet sitt, men også i Outlook. Hvordan kan vi skru av og på en del av de tingene som vi kan få hjelp til, og verktøyene vi bruker i hverdagen, for å bare nudge til å gjøre riktig valg for seg selv. Fordi det som var veldig interessant, og som et prosjekt som ikke bare går ut over dette, men møter i seg, møter virksomhet, er jo litt det Berndt var inne på, knyttet til adferd. Vi skal endre adferd og vaner.

 Og det var det vi fikk lyst til å jobbe med da, og brukte, og der har vi et ganske kult rammeverk i Deloitte som heter Behavior First, som ligger oppå en del av det, i tillegg til en del av de prinsippene for god endringsledelse, men som handler om adferd. Hvordan skal vi få til adferdsendring over tid, ikke sant? Det er ikke bare kurs. Du må trene på det, du må gjøre det, du må gjennomføre det, det må bli en del av kulturen for hvordan man jobber sammen.

 Så prosjektet var jo, piloten var i kurset, men prosjektet ble satt inn i et rammeverk som vi er kjent med og som vi bruker, og fikk brukt en adferdspsykolog også til å hjelpe oss med å definere hvilke adferder vi ønsker å få endret. Så vi definerte målene ved prosjektet. Vi ønsket at Ruter skulle få en møtekultur som bidrar til en mer effektiv arbeidshverdag. Så satt vi på noen kvantifiserbare mål. Hvordan kan vi måle dette?

 Da var det ikke så lett å finne data på disse tingene, men man har mer data enn det man tror på hvordan vi skal få det til. Så da snakket vi om at vi ønsket å redusere antall møter, for det var jo det de ansatte hadde sagt, at det er for mange. Det betyr jo ikke at kvaliteten og antall møter er en til en, men vi ville ha økt kvalitet og redusert møter. Det var på en måte det vi ønsket å få til av prosjektet, slik at vi skulle prøve å klare å måle det.

 Så fortsatte vi med å identifisere. Og på det med bedre kvalitet, så er kursmøteledelse en av de tiltakene. Fordi da kan du sitte og lære deg prosessverktøy for å komme til et resultat, for eksempel, som man lærer på kurset. Men det med antall møter løser ikke nødvendigvis at man blir bedre i å holde møtet. Så hva kan vi gjøre da?

 Så utarbeidet vi noen hypoteser som var sånn, hvorfor får vi det ikke til i dag? Hva er det som hemmer den ønskede adferden, når de fleste vet hva et godt møte betyr? Hva slags arbeidsdagdrag man ønsker seg? Man vil gjerne ha pusterommel om møtene, for eksempel. Men det er kollegaer som bukker deg inn, som du har erfart. Du hadde 15 minutter i kalenderen i ledig en dag. Det tar noen. Fordi man ser at hvis ikke jeg snakket med deg på to uker, kanskje hadde du trengt de 15 minuttene for å kunne forberede seg til neste møte.

 Så det er en del sånne ting med holdninger også, som vi så litt på, og dykket litt inn i, men hva er det som gjør at vi ikke gjør det? Gruppetenkning for eksempel, eller bare det kulturnyansatte som kommer inn, som blir slukt av kulturen for å møte med en gang de kommer inn. Så der for eksempel så satt vi jo på digitale kurs for nyansatte med hvordan vi ønsker å avholde  møtekulturen i Ruter. Og så har vi jobbet mye med kommunikasjon og nudging-kampanjer knyttet til det for å oppmuntre og engasjere til den adferden vi definerte var viktig for oss å prøve å få endret. Og gjorde det på en morsom måte. Ikke liksom top down, dette er sånn vi skal gjøre det, men har du tenkt på dette? Ikke sant? Vi har noen kule kampanjer gående på skjermene og på PC-ene som man blir minnet på hele tiden på å gjøre det enkelt å ta gode valg for seg og sine kollegaer.

 Ja, de var utrolig kule. For du, Agnete, du har jo vært i nettverket og fortalt litt om dette prosjektet tidligere. Og da husker jeg noen av disse kampanjene, det var typen på kaffemaskinen og på skjermen og sånn. Men jeg husker ikke ordet, men kan du fortelle om noen av de kampanjene? Har du noen eksempler? Å dra på skattejakt. Å ha et møte uten agenda, som å dra på skattejakt uten kart.

 Ikke sant? Det var et sånt eksempel. Stopp og start. Start og stopp. Møte i tide. Vi er tross alt eksperter på rutetider. Ja, selskapet. Ja, men det er nudging i praksis. Som du sier litt sånn at du ser det overalt. Du blir påminnet etter det. Alle har lært det, men du får de små påminnelsene. Og som du sier også noe med default-verdiene i Outlook. Altså hvor lenge blir møtene automatisk.

 Men hva gjør du for å få folk til å slutte å boke de 15 minuttene da? For det var jo spennende akkurat det du sa der. Ja, der har vi vel egentlig fått tilbakemelding på det med bevisstgjøring bare. Fordi man tenker ikke, man går på utblot, vaner, fortsetter å gjøre det man alltid har gjort, og så lenge man alle ikke aksepterer det, så er det liksom greit å gjøre, men det er jo noe med også å holde andre er ansvarlige for det, ikke sant? Å kunne si nei til et møte, eller si akkurat de 15 minuttene trenger jeg for å forberede meg på et annet møte, at man har liksom åpenhet for å kunne hjelpe hverandre i å gjøre de riktige tingene. Så bevisstgjøring på disse tingene, og gjøre litt sånn humor på det, det er mye sånn skråblikk på disse tingene som man ser rundt omkring på LinkedIn og andre steder, lager litt morsomme historier som er sånn, ai shit, det er meg, jeg føler meg truffet, det er jeg, det var jeg som booket deg de 15 minuttene, og så kanskje man blir litt ...

 Ja, bevisst rett og slett. Men vi har jo også prøvd å gjøre, ikke bare å lede gode møter, men også være en god møtedeltager. At det er en del av det hele. Og også det at oppmuntre til at det er lov å etterspørre agenda. Det er lov å etterspørre hensiktene i møtet. Det er lov å etterspørre hva er min rolle i det møtet. Og at det er lov å da si jeg velger å prioritere noe annet så lenge jeg ikke  helt vet hva jeg kan bidra med her. Ikke sant? Og det tror jeg folk har blitt litt flinkere til. Fortsatt en stykke vei å gå på det. Men vi har prøvd å oppmuntre til det. Og gjøre det på en vennlig og hyggelig måte da. Og det er jo veldig sånn kulturbegrep at her kan jeg faktisk spørre. Ja, men det er ikke noen agenda. At man gir tilatelse til det. Skaper rom for det.

 Så bra. Nå har vi jo vært inne på veldig mange tiltak utover dette med kurs i møteledelse. Dere har også laget en verktøykasse for møteledere. Hva ligger i den? Ja, den er forbeholdt de som har vært på kurs. Vi må ha noe som, ja. Men det er da en verktøykasse som vi har laget med alt fra A til Å i møter. Hva trenger du for å lede et godt møte?

 Og da er det proppfullt med egentlig verktøy som de kan bruke, både for å planlegge et godt møte, i forhold til å bruke ulike typer øvelser. Innsjekk-utsjekk er det enkleste, selvfølgelig. Det er masse eksempler på det, på icebreakers og sånne ting. Men også andre typer prosessverktøy som man kan bruke underveis. For eksempel hvis man skal idemyldre, eller hvis man skal ta en problemløsning, eller hvis man skal ta en beslutning. Man får noen sånne hjelpeverktøy. Altså, fasilitering betyr jo å gjøre lett. Hvordan kan du gjøre det lett for folk du inviterer til møte å faktisk jobbe med den saken du ønsker å få jobbe med? I stedet for å bare åpne rommet, skal vi ta en prat om dette da, dere? Og da kan du jo gå alle veier.

 At du faktisk har en plan for det, og gir grupper noen verktøy som de kan jobbe med. Så den verktøykassa er egentlig proppfull av det, og masse tips og tricks. Jeg tror det som ble satt veldig godt imot både på kurset, men også som jeg vet blir brukt fortsatt, er at vi lagde et møtekanvas, som bare var en  liste med alle de tingene og stegene i et møte som man skal gjennomføre som en møteleder. Oppfordring til å bruke 15 minutter i forkant av møte på hvem skal med, når skal det skje, trenger du noen virkemidler, trenger du noen verktøy. Så du bare reflekterer og alle de tingene som er viktige.

 Ja, som er viktig i det å gjennomføre møter. Og det var bare gullet fra kurset, hvor de var sånn, bare 15 minutter, og vi fikk gjennomført møtet. Det krever ikke så mye, men du må bare være bevisst på de punktene du bør ha tenkt igjennom i forkant, så får du virkelig verdi av det møtet du har kalt inn til. Ja, så det er strukturer rett og slett som hjelper deg tenke på det du burde gjennomføre. En sjekkliste, egentlig. En visuell god sjekkliste. Og som et verktøy som de opplevde var utrolig nyttig.

 på så kort tid. Og om jeg setter en time til å planlegge, det har jeg ikke tid til. Unnskyld, jeg har ikke tid til å planlegge møter. De har bare Colgate-møter. Det er null hull i kalenderen. Men ja, jeg synes de har vært nyttere. Det har de tid til. Ok, så bra.

 Så vi har vært innom litt sånn verktøykasse, at det er kurs i møteledelse, forskjellige typer av kurs da, både digitale og dagskurs og to-dagerskurs med trening, ferdigstrening. Dere har hatt disse nudging-kampanjene, kommunikasjon, dere gjør noe med default-verdiene, dere jobber med kulturen, at det er lov å stille spørsmål, møteteltakerne har også et ansvar. Er det noe mer? Åja. Åja, få høre. Vi har jo laget humorfilmer.

 og det er ikke noe fancy vi gjør det selv men vi lager noen sånne stories og morsomme humorfilmer som vi viser både på halvmøte men som vi også legger ut på workplace så har vi tatt veldig godt imot og så har vi jo ambassadører som virkelig brenner for dette og som snakker mye om det

 og som vi også bruker i kommunikasjon som rollemodeller, og som kommer med tips and tricks på hvordan de leder gode møter og sånt, så det er jo ikke bare oss, men vi har liksom fått med ganske mange ledere som også går ut og kommuniserer om det da. Det tror jeg er litt suksesskriteriet her også. Og så har vi også delt det vi har fått til underveis, med hjelp av data og målinger, ikke sant? Vi sånn - nå har vi spart så mye tid i fellesskap for at dere har redusert antall møter med to minutter, for eksempel. Vi har hele tiden bevisst gjort og holdt litt oppdatert på hva slags effekt det kan ha at vi tar de valgene vi ønsker at vi skal gjøre. Og så har vi undersøkt andre teknologier, bruk av decisions som et verktøy. Det har vi testet ut omhandler en del, eller tar tak i alle de tingene som er det å være god møteleder, så gjør det lett å være god møteleder. Det er ikke sikkert alle vet hva Decisions er. Kanskje ikke? Nei, fortell. Ja, det er en tilleggsapplikasjon i Microsoft-universet, som egentlig gir deg, som er digital, hvor du kan dele agenda, for eksempel, med alle i forkant av møtet, så alle kan være med og bidra til agenda-punkter. Men det er da forberedelsene. For eksempel i ledemøter er det en superkul verktøy.

 For da kan man samarbeide om agendaen, og vite litt hva som skjer, og så ligger alt av for eksempel forberedelsesdokumentasjon tilgjengelig på ett sted. I tillegg til det så er den koblet til Planner, så alt av oppgaver som kommer ut av møtet speiles i Planner. Og du kan enkelt skrive referat hvis det er behov for det, fordi den konfigurerer på tvers.

 Så det er et kult verktøy som forenkler arbeidsmengden til de som har mye møte, for eksempel, og spesielt i ledergrupper har vi sett det har vært nyttig. Ja, det er en drøm. Sparer mye tid på det. Og så er det også en AI integrert i Decisions også, som kan få hjelp til å lage agendaer og oppsummeringer og sånne ting.

 Kult. Teknologien også hjelper oss her. Veldig, og så er jo Viva Insights en del, hvis man er i Microsoft Verden, som gir god informasjon til den enkelte på sine egne arbeidsvaner og sine egne møteledelseskompetanser, med tanke på at den minner deg på du har disse møtene denne uken her, har du husket agenda? Eller du har satt og jobbet litt for mye i møtene samtidig den forrige uke?

 Den nødskjer deg. Du har litt barnevakt også? Litt, ja. Du kan få hjelp til å bli bevisst i dine egne vaner, som jo også er litt det der med å ta valg for seg selv og for andre, som gjør at arbeidsferdagen blir litt bedre. Så både fra toppen har vi brukt en del virkemidler, men også underfra og opp, sånn at alle kan være med og bidra til den kulturen man ønsker seg, basert på sine egne individuelle vaner. Dere rullet ut dette her høsten 2024.

 Hva vet dere om resultatene så langt? Vi vet at det ikke er superenkelt å måle dette. Men vi har først brukt litt tid på å finne datakilder og hvordan vi skulle måle det. Det er mye tilgjengelig fordi hvis man bruker Teams så får man en del rapporter derfra på enterprise-nivå. Vi har også sendt noen undersøkelser ut for å få innspill for organisasjonen på kvalitet. For det er ikke så lett å måle så objektivt.

 Men vi vet at, og dette er jo langsiktighet bak det, det er jo ikke sånn at vi tenker at dette er et stønt, og at vi skal få til det på kort tid. Vi har jo akkurat begynt. Vi har jo egentlig akkurat begynt, ja. Men vi vet at kurset har blitt veldig godt tatt imot, at man har kjent på at det har vært en endring på det, på kvaliteten. Og så ser vi jo, nå har vi jo mye mer avdata og innsikt i organisasjonen kvittet til møtevirksomhet, så vi vet at også det at man bare reduserer møtene med fem minutter, det sparer totalt organisasjonen over tid mange, mange hundre timer. Så vi har fått den innsikten. Så vi vet at det har blitt bevisst gjort, fordi vi ser at snitttiden på møtene har gått ned. Men det er ikke en en-til-en. Det er en bevegelse i organisasjonen, så du kan ikke gjøre en før- og ettermåling helt naturlig og direkte, fordi det kommer nye ansatte inn.

 Det er perioder i året hvor man jobber mer i møter, så man kan ikke sammenligne på kort tid, men vi kan begynne å se trender. Når vi har holdt på et halvt år, så kan vi få ut rapporter på et halvt år og se om det er noen ting vi kan se direkte årsak virkning til prosjektet. Men vi holder på med målinger, og vi ser at det blir veldig godt tatt imot. Jeg hadde jo en som kom bort til meg på en måned siden og sa at du, min leder, har vært på kurs. Og det er en fryd i våre avdelingsmøter nå. Det er helt fantastisk. Men jeg ser at det er noen andre møter som ikke er helt der ennå. Hvordan kan vi få til det? Så det er litt etterspørsel også i det. Men så er det jo kapasitet. Vi er jo ikke så mange som jobber med dette her. Det er primært oss i front, og så er det selvfølgelig alle lederne og andre som prøver å være gode rollmodeller, og ledelsen støtter jo dette her og sånn. Men det er liksom, nå har vi kurset, ja det blir vel 110-120 nå. Men vi skulle gjerne hatt fler. Så dette er jo bare noe vi må holde gående, og kontinuerlig fokus på. Spennende.

 Hvis noen på HR hører på nå og kjenner at det her får jeg lyst til å ta tak i, vi må gjøre noe med møtene i vår organisasjon. Hvor vil dere anbefale dem å starte? Som Selina sa i sted, så tror jeg det er noe med hva du ønsker å endre. Du må kanskje starte der og finne ut av hva slags type adferd er det vi ønsker. Og så kan du utvikle tiltak i forhold til det. Og sette kanskje noen mål med det.

 Og så tror jeg det er veldig viktig å få med toppledelsen. De må være ambassadører for dette, og heie på det, og ikke minst bli gode på det selv. Og så bruk ulike virkemidler derfra. Kursing er jo viktig. Vi har hatt en inngang på det, hvor vi tror på erfaringsbasert læring, hvor du faktisk kan trene,

 å teste og eksperimentere i trygge omgivelser for å bli trygg i den rollen. Det å lese seg til det, det blir du ikke trygg av. Det er noe med å kjenne deg litt på kroppen og kanskje bli litt utfordret i den treningen også. Så det har i hvert fall vi valgt. Men hvis ikke det går, så lag noe digitalt da. Prøv å begynne i det små og se om det gir noe effekt.

 Og så er det jo verktøykasset tror vi på at det er viktig at folk har tilgang på. Og så er det noe med å kanskje få med hele organisasjonen. Nå er vi veldig glad i nudging-kampanjer og alt vi har gjort på den siden for å ta dette fra flere vinkler. For da får du en litt annen type oppmerksomhet og du treffer folk litt forskjellig. Noen er jo ikke på workplace.

 La oss være ærlige om det. Der skjer det så mye at folk ikke får med seg alt. Så hva kan du da gjøre? Men det er noe med å gå utbrett også som gjør at du skaper forventninger til at det faktisk skal bli bedre møter. Så det er ikke sånn at du bare trener lederne og så er det de som velger om de gjør det eller ikke. For det er at når alle vet at nå holder vi på med dette her, nå skal vi skape bedre møter, så får du jo forventninger fra møtedeltager nå.

 Det gjør vi. Det har vært veldig gøy. Vi har delt underveis hvordan det står med prosjektet nå. Hva viser siste målinger? Vi kommuniserer underveis også. Det er også en del av nudgingen. Det er mange som gjør dette her. Du blir litt utenfor hvis du ikke gjør det. Det er ikke et HR-prosjekt. Det er et felles løft på å knytte til den kulturen man ønsker seg. Alle har et helt ansvar, men vi driver det litt. Jeg tror mye av det vi har sett på og prøvd å få til er hvordan vi kan gjøre det enkelt og endre den adferd man ønsker seg ved hjelp av de verktøyene og andre delene av det vi kan. Fordi det å endre adferd og vaner er jo supervanskelig.

 Men hvis vi klarer å gjøre det enkelt og ta riktig valg, så har vi også lagt på det som jeg tror har vært viktig for prosjektet også. Kruttet til bruk av verktøy blant annet, og teknologi da. Veldig godt poeng. Gjør det enkelt og endre vaner. Hjelp folk litt. Og så er det det toppledereierskapet som du er inne på. Det er ikke noe som HR kommer drastende med. Dette har ledelsen sagt, og det er viktig for oss. Nydelig.

 Du, jeg synes vi har fått mange gode tips. Utrolig spennende å høre om prosjektet deres. Er det noe dere har lyst til å legge til på tampen? Jeg tror vi var inne på noe viktig å begynne med også. Dette med organisasjonsstrukturer som kommer i bunnen av dette. Hvis ikke, så kan det hende at dette ikke gir mening for organisasjoner å jobbe med, men man må se på helheten. Fordi møter er ...

man snakker bare om møter som møter på en måte, men det er jo der all samhandling skjer i organisasjonen, og hvor viktig alle de strukturelle delene er av å få det til likevel, så vi kunne ha jobbet med kvaliteten på møter, men hvis vi ikke klarer å jobbe med de andre tingene i parallell, så kan det hende at vi ikke får den effekten vi ønsker oss. Så jeg tror på en måte det med, dette er ikke noe quick fix, det er ikke et stømt som man får mest effekt av, det er å se på helheten, og at møter er en del av det med å samhandle og finne gull i organisasjonen.

 Og at jeg kontinuerer å arbeide over tid. Så det tenker jeg også er et viktig poeng å ha med inn når man skal begynne å se på disse tingene. Nydelig. Hvis vi går tilbake til starten, i forhold til hvor mye dette egentlig koster. Hvis du inviterer til et møte med ti deltakere i to timer, så koster det en timpris på 500 per person. Hvor mye penger blir det? Det blir veldig mye penger. Er man bevisst på hva et møte koster?

 virkelig jeg hørte om et sykehus som hadde laget en sånn applikasjon som lå i Outlook som kalkulerte hva dette møtet kom til å koste med de deltakerne som var der og med møterom og med teknisk utstyr og eventuelt mat og sånn og så kom det dette møtet vil koste 23 470 vil du fortsette?

 Det koster veldig mye penger, og så hører jeg ofte at vi ikke har tid til å gjøre dette, det er det ene, og det andre, det koster for mye å sette ressurser til dette. Man må tenke motsatt. Hvordan kan vi hente inn ressurser ved å minimere dette og begrense dette, sånn at det blir mer effektivt? Jeg tror ikke det er noe sted vi kan hente så mye som på akkurat dette. Så jeg tenker dette er noe av det viktigste man kan gjøre fremover.

 Og tall taler jo til ledelse i hvert fall. Så når vi klarer å sette pris på, eller kostnader knyttet til dette, på det vi måler, så er det også øyevekkende for de fleste når vi viser frem de tallene. Hvor mye du kan faktisk spare på bunnlinja, vi gjør det god valg på det. Og gjør det morsomt. Absolutt. Mange humor. Og så er det som dere er inne på, det er de direkte kostnadene, det er besparelsene du kan gjøre i det korte løpet.

 Men det er jo noe med å skape en mer engasjerende arbeidsplass, og hvordan det føles å ha en sånn nullhull møtekalender hver dag, dag ut og dag inn. Så det handler litt om det langsiktige, kultur, employer branding, folk har lyst til å jobbe her, skape Norges beste arbeidsplass, som dere er inne på. Nydelig. Tusen takk for at dere kom til HR-podden. Tusen takk for at vi ble invitert.

 Synes du dette var nyttig? Tips gjerne en venn eller kollega om denne episoden, slik at flere kan få glede av det som vi deler. Sjekk ut tidligere episoder på leonda.no slash hrpodden, og følg oss på Apple eller Spotify for å få med deg neste episode. HR-podden byr på nye fagtips hver onsdag. Vi høres!